El Parlament aposta per la digitalització i aprova la nova Llei d’Arxius i Gestió Documental
El Parlament de les Illes Balears ha aprovat avui la Llei d’arxius i gestió documental de les Illes Balears, que substitueix la Llei d’arxius i patrimoni documental de l’any 2006 (Llei 15/2006) per incorporar i adaptar la gestió dels arxius públics al context digital i a les noves obligacions que la normativa estatal ha establert en matèria d’administració pública. Ha estat aprovada amb el suport de tots els grups parlamentaris, excepte Vox.
La nova Llei, impulsada conjuntament des de les direccions generals de Cultura i Modernització i Administració Digital, incideix en la salvaguarda del patrimoni documental de les Illes Balears i implica la mateixa conservació i el dret d’accés als documents públics.
El conseller de Fons Europeus, Universitat i Cultura, Miquel Company, ha intervingut abans del debat del Ple del Parlament i ha recordat que, després de presentar el primer tràmit d’informació pública i donada la gran quantitat d’al·legacions presentades, s’acordà treballar, no en una modificació puntual dels articles de la Llei de 2006, sinó en crear-ne una de nova que preveiés la situació actual i s’adaptés a la normativa. En aquest sentit, Company ha agraït “la tasca excepcional de l’Associació de Bibliotecaris, Arxivers i Documentalistes de les Illes Balears (ABADIB), que ha presentat 70 propostes treballades, analitzades i valorades amb molt de deteniment”. A més, ha agraït també la col·laboració dels quatre consells insulars, les administracions locals i tots els grups polítics “perquè el procés de tramitació de les esmenes ha estat complex, molt tècnic i intens, però, sobretot perquè la lectura ha estat sempre tècnica i positiva; amb una predisposició de sumar i aportar”.
“Els arxius són vertaders testimonis de la nostra història, la memòria de la nostra societat, i en ells s’hi guarden infinitat de proves, accions i històries passades d’un valor incalculable. Són també concentradors vitals de coneixement, juguen un paper essencial en el pensament crític, ja que garanteixen que el patrimoni documental preservat permeti a les generacions futures comprendre el seu propi passat”, ha introduït el conseller, abans de destacar la importància d’una “transició complexa de l’analògic al digital”.
“La modernització juga un paper clau a l’hora de garantir que els arxius compleixen els reptes del segle XXI. Comptar amb noves tecnologies per preservar i conservar de manera adequada els documents, tenir a disposició estratègies actualitzades mitjançant les quals impulsar projectes de divulgació innovadors i creatius, així com altres formes d’interactuar entre institucions i la pròpia societat, han estat i són els nostres reptes”, ha afegit.
A continuació, el conseller ha detallat els eixos fonamentals de la nova Llei que són el reforçament de les consideracions legals sobre el patrimoni documental de les Illes Balears; la clarificació dels conceptes de la terminologia arxivística prevists a la Llei; l’actualització de l’estructura del sistema arxivístic de les Illes Balears; la identificació dels subsistemes arxivístics de la Comunitat Autònoma; el reforç de la importància de l’avaluació i qualificació dels documents en relació amb la gestió i el seu tractament arxivístic; el reconeixement de la transcendència de l’activitat de la gestió documental i arxivística en el marc dels procediments administratius, inclosa l’activitat de l’administració electrònica; garantir la dotació dels mitjans materials i personals al sistema arxivístic de les Illes Balears; i la regulació del sistema simplificat d’accés a la documentació quan es troba en arxius històrics o d’accés lliure, amb infraestructures adients per a la consulta.
A més, la Llei d ‘arxius i gestió documental de les Illes Balears regula el marc de les infraccions i sancions en relació amb la conservació dels documents i l’aplicació del sistema arxivístic, i l’accés als documents dels arxius històrics. Per concloure, inclou un nou títol dedicat al règim d’inspecció i auditoria conforme als principis de transparència i auditoria dels serveis públics, petició recollida de les aportacions de l’ABADIB.
La Llei determina la Conselleria de Fons Europeus, Universitat i Cultura com a la conselleria competent en matèria d’arxius i gestió documental de l’Administració autonòmica, sense perjudici que, en el futur, puguin modificar-se la denominació de la conselleria o l’adscripció d’aquesta competència.
“Hem de tenir present que aquesta llei representa la integració dels fons d’arxiu històrics dins de la gestió electrònica, un pas important per a la consulta d’expedients electrònics”, ha afegit Company.
Tramitació
La tramitació de l’Avantprojecte de modificació de la Llei 15/2006, de 17 d’octubre, d’arxius i patrimoni documental de les Illes Balears es va iniciar el 15 de maig de 2018.
Durant tot la resta de l’any 2018, 2019 i tot el 2020, es varen fer tots els tràmits administratius preceptius per continuar el procediment, els tràmits d’audiència, l’estudi i informe de les al·legacions presentades, reunions de la Comissió Tècnica Interinsular d’Arxius, la consulta preceptiva a la Junta Interinsular d’Arxius, els informes jurídics preceptius, la publicació de la documentació i els informes al Portal de Transparència i el mes d’octubre de 2019 es va enviar tota la documentació i l’esborrany del Projecte de llei al Consell Consultiu de les Illes Balears.